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/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / zpay93_1.zip / README.1ST < prev    next >
Text File  |  1993-01-01  |  8KB  |  192 lines
  1.                     ***************************
  2. Special BBS distribution package.  You must have both ZPAY3-1.ZIP and
  3. ZPAY3-2.ZIP in order to use this package.  Disregard any reference to
  4. the INSTALL program in the manual "ZPAY3.DOC" as that only applies to
  5. the "Disk Vendor" and "Registered" disk sets.
  6.             ***************************
  7.  
  8. ZPAY Payroll Systems, Inc. May be reached at:
  9.  
  10. ZPAY Payroll Systems, Inc.
  11. 2526 69th Avenue South
  12. St. Petersburg, FL 33712
  13.  
  14. VOICE:(813) 866-8233
  15. FAX:  (813) 866-8034
  16. Compuserve 70040,645
  17. GEnie P.MAYER1
  18. MCI Mail ZPAY
  19.  
  20. Technical Support is located at 1-900-88-HELP-8
  21.  
  22. ***Users of the ZPAYII Payroll System***
  23.  
  24. If you're a user of the ZPAYII system and upgrading to ZPAY 3 we
  25. strongly advise you to run ZPAY 3's tutorial from the manual using
  26. the sample data files before running a real payroll.  There are
  27. many different commands, and not being familiar, you can ruin your
  28. old data files.
  29.  
  30. ***Additions to ZPAY 3 Manual:***
  31.  
  32. ***NEW Nontaxable Deduction for in addition to 401k Plans and such***
  33.  
  34. Deduction number 2 can also be used as a nontaxable deduction.  This is
  35. used for nontaxable deductions that do not require reporting on the W2.
  36.  
  37. You should consult with a tax lawyer or knowledgeable CPA in setting up any
  38. nontaxable plans to find out what the tax requirements are for the different
  39. plans.
  40.  
  41. ***Using checks other than the recommended checks for ZPAY 3***
  42.  
  43. Many have asked if they could use another standard check with the bottom for 
  44. the details rather than the checks we designed ZPAY 3 around.  We have added 
  45. an option for printing on checks with the plain bottom as well as the 
  46. standard 1013 checks that ZPAY 3 uses.  The area format is the same as the 
  47. 1013 checks except that the top and bottom have been reversed in printing 
  48. position.  We still recommend the 1013 checks for best appearance.
  49.  
  50. ***SDI Tax "name" Changing***
  51.  
  52. Since all states don't use the SDI tax and we've had requests to allow the
  53. user to change the name of this tax on the reports and screens, the feature
  54. has been added.  You can change the three character designation from SDI to
  55. any three letter designation you'd like.  Note:  This deduction appears in
  56. block 18 of the W2 form.
  57.  
  58. ***941 Form Quarterly Report***
  59.  
  60. The 941 worksheet report is a sub-menu selection from the Quarter menu
  61. selection in the reports module.
  62.  
  63. The new 941 form worksheet report in the Quarterly Reports menu requires 
  64. some explanation.
  65.  
  66. This report uses data that is written to disk when you perform the 
  67. payrolls during a quarter.  
  68.  
  69. The Prepare function while entering payroll data checks to see if 
  70. the file <filename>.941 exists on the first payroll of a new quarter.  
  71. If it does, ZPAY 3 deletes the old file and starts you off fresh.
  72.  
  73. The Post routine now besides posting the payroll to the MTD, QTD and 
  74. YTD figures also writes the data to the <filename>.941 file.  The format 
  75. of the file is:
  76.  
  77. 01/01/92
  78.      0.00
  79.      0.00
  80.      0.00
  81.      0.00
  82.      0.00
  83.      0.00
  84.      0.00
  85. <repeated then for each payroll run in a quarter>
  86.  
  87. These lines explained:
  88.  
  89. 1. The date of the payroll.
  90. 2. Gross wages subject to federal tax.
  91. 3. Federal tax withheld.
  92. 4. Gross wages subject to FICA wages.
  93. 5. Gross wages subject to FICA tips.
  94. 6. Gross wages subject to Medicare wages.
  95. 7. FICA and Medicare withheld times 2 (what you have paid).
  96. 8. FICA, Medicare & Federal total (what you have paid).
  97.  
  98. As long as you have all of the quarters payrolls run through the system, 
  99. and you did not change any payroll information by editing the employee 
  100. files, this will create the proper 941 form information.
  101.  
  102. If you had to edit or change payroll data by editing employee figures, 
  103. you would have to edit the appropriate payroll in the <filename>.941 file.
  104. This file is an ASCII file and can be edited using a text editor.
  105.  
  106. On the report if there is a figure besides zero for Box number 9, you 
  107. should also print on your 941 form the small note that follows that 
  108. figure on our worksheet.  This should be printed in the border next to 
  109. the Box 9 figure.
  110.  
  111. ***Payroll History File***
  112.  
  113. This report *REQUIRES* that you have a wide carriage printer or a LaserJet
  114. or compatible printer.
  115.  
  116. The reports menu selection from the main menu now has two sub-menu selections.
  117. One is Reports which takes you to the reports module and the other is 
  118. History.  The History selection will allow you to print payroll information
  119. of past payrolls.  This new item requires some explanation.
  120.  
  121. Because tracking of all payroll information in a history file will require
  122. added disk space, we've made this function an option.  To turn the option
  123. on, enter the employer edit screens in the edit module.  On page one, there
  124. is a question at the bottom of the screen.  "Do you want ZPAY 3 to keep a
  125. history file?"  If you do, enter a "Y" as your response.  
  126.  
  127. If you don't want to keep a history file, you can free up some disk space
  128. by deleting the file ZHISTORY.EXE in the ZPAY 3 directory.  Only do this 
  129. if you elect not to use this feature.
  130.  
  131. The History file is updated each time you run the payroll and Post routine.
  132. This is in the Pay module after entering the Prepare and Enter selections.
  133. If you did not answer "Y" in the screen mentioned above, this file will not
  134. be created and/or updated.  Three files are created:
  135.  
  136. <filename>.HST
  137. <filename>.HXN
  138. <filename>.HXC
  139.  
  140. The <filename> being the name of the "work file" that you are using for
  141. ZPAY 3.  
  142.  
  143. When you use the end of year "REWORK" routine, this file will be deleted
  144. and you will start fresh on the new year payroll.
  145.  
  146. Printing the reports is by selecting the History sub-menu selection from
  147. the Reports menu selection of the main menu.  
  148.  
  149. You will be asked if you want the print order sorted by code or name. This
  150. is the same as all of the other reports.  Depending on if you selected 
  151. code or name, the next screens appearance will differ. If you selected 
  152. code, you can limit the selection to one employee by entering that employees
  153. code number.  If you selected by name and wanted a report for only a single
  154. employee, you would enter his/her last name and first name exactly as it
  155. is in the database.  An example would be ZPAY 3's author's name: MAYER for
  156. the last name and PAUL J. for the first.  To print all employees, leave the 
  157. name or code empty.
  158.  
  159. Next is the dates that you want this report for.  There is a start printing
  160. with and end printing with entry.  Note that we require you to enter the 
  161. dates as year, month and date in the format YY/MM/DD.  This is very important
  162. in order for the selection of records to be made for the report.
  163.  
  164. ***Tax Tables For Oklahoma***
  165.  
  166. Oklahoma is one of those states that does not compute under our normal
  167. state tax table structure.  Just like California, we've made the last
  168. screen in the edit routines special to Oklahoma.  Once you've entered OK
  169. as the state abbreviation, the edit screen will be turned on.  The 
  170. information for this screen is found in the Oklahoma tax booklet.
  171.  
  172. ***Tax Tables On Disk***
  173.  
  174. All of the state tax tables are on distribution disk number three for 
  175. 5.25 size disks and two for 3.5 size disks.  You can    use the ZPAY 3 
  176. "Copy state tax" menu selection in the Edit main menu under Tax to copy 
  177. your state to your work file.  Simply insert the disk in your floppy drive.
  178. Assuming you have it in the A: drive for this example, you should select 
  179. Tax, then Copy state tax and when it prompts for the file name to copy 
  180. from press the F1 key.  This will pop up the pick list for copying the 
  181. tax files.  Move the highlight marker to the A: drive selection and press 
  182. enter.  You will be shown all of the state tax files.  Move the high-
  183. light marker to the state you want and press enter.  This will paste the
  184. file name into the "copy from" request.  Press enter again.  You will now
  185. be prompted for the file name to copy the file to.  Look at the work file
  186. name above and to the left of the menu.  This is the name you want.  An 
  187. example is if it shows "Work file: C:\ZPAY3\ZPAY", you would enter it as
  188. C:\ZPAY3\ZPAY and press enter to copy the file.  That's all there is to it,
  189. and you can now look at the information in the state tax table edit screens.
  190.  
  191.  
  192.